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41.开会的原则与慎用感叹号

作者:李可 发表时间:2018-12-17 22:21:28 更新时间:2022-08-02 21:10:03

李坤要求道:“拉拉,麻烦你再给说一下会议的控制吧。”

拉拉说:“一提开会,很多人就头大,觉得既费时间,又解决不了问题。令人讨厌的会议,多半目的不明、效率不高,缺乏主题控制和会议规则,造成东拉西扯,时间拖得很长,到最后,还没有个相关结论,等会开完了,人也散了,才发现问题并没有解决。

“--做任何事情都要有一个目的,所以开会的时候,开场白就要把会议的目的说清楚,让大家围绕这个主题展开讨论,以免跑题,这是游戏规则。打算花多长时间,解决哪些问题,这都是要预先讲明白的。

“--然后,主持人需要提出流程建议,来推动会议的进程。比如昨天我提议用头脑风暴的方式,让每个人都写出三条自己认为最主要的问题,然后圈定其中重叠最多的三条以便集中讨论,不然大家你一言我一语,会就开不完了。这方面的设计,主持人最好在会前就先想好。

“--在讨论过程中,主持人需要不断地去澄清并确认各方的观点,比如昨天的会上,当我们收集完大家的纸条,列出最重要的三个问题后,我就问大家是否同意这是最重要的三条?

“--当大家意见僵持不下,或者众说纷纭的时候,主持人要推动各方达成协议,比如昨天会上讲到费用,你希望由你来决定最低额度,而苏浅唱则希望通过小组讨论来决定,最后陈丰做了个主,不需要到小组会上讨论了,就由小区经理决定。

“--最后,主持人要做出总结,主要是一个SMART的解决方案,我们今天的会议做了什么决定,在这个决定中,每个人的任务是什么,其中要有下一次的跟进计划。

“像你这样到了经理级别的,开会要有明确目的、最终要落实一个解决问题的方案,这都不需要提醒了,估计主要需要注意的地方就是怎么控制好会议过程,特别是当对方和你意见不一致的时候,怎么去说服人家接受你的观点、跟你合作。

“这中间,沟通技巧比较重要,因为很多时候,当对方接受了你这个人,你的观点就更容易被接受。假如因为你的方式和态度使得他讨厌你,你的观点再正确,他也可能就是不理你。

“在沟通中,首先,尊重对方是基本的,得维护对方的自信。

“你看那些老鸟,要说人‘不是’的时候,通常喜欢先说几句对方的好处,然后才开始说‘不是’。用词也有个讲究,比如‘你怎么总听不进不同意见,这话肯定刺激人,‘我们是不是可以参考一下不同意见’就和缓一些,一样能把意思表达出来,不说‘你’,说‘我们’,意思咱俩是一个TEAM的。

“有的经理在沟通中和下属发生争吵,通常是因为他把下属一下就打击得太厉害,或者干脆不够尊重下属。比如经理一上来,就给下属列了一二三四五六七条不对的地方,也许你说的全是事实,可下属就会问你了,‘老板,我怎么觉得我都一无是处了,那我还有没有一条做得对的地方呀?’再比如,经理开口就说‘你怎么老是拖我们组的后腿’,这时候下属顶牛就不奇怪了,‘我怎么拖后腿了?去年我还是南区的TOP SALES!’;

“--聆听很重要,听比说更高级。聆听是一个动作,更是一种态度,你用心地听,能让对方觉得你重视他的意见,至少给了他讲的机会;

“--不要被动地听,要去理解、澄清,并给予回应。不仅听明白对方的语言,而且要听明白语言背后深层的观点和动机。这个时候,可以使用这样的词儿,‘我明白你的意思了’,‘真的不容易’,‘那么大的挫折确实令人沮丧’,‘这套方案很复杂,这么短时间要赶出来,压力一定很大’,‘我可不可以这样理解……’,‘你的意思是……’这样做的好处是让说的人感受更好,平复他不痛快的情绪,也为你表达自己的不同观点做好铺垫;

“--但是,要注意,你理解他不代表你同意他的观点,比如昨天的会上,当销售们不愿意两周对一次完成进度的时候,陈丰就表达了这样一个意思:我理解两周对一次进度有点麻烦,但是该做还是得做;

“--表述观点的时候,要陈述事实,基于事实沟通。比如应该说‘按计划,我的任务是联系会议场地和酒店住宿,但负责确认客户名单和安排机票的两位同事因为有别的事情,把他们的活也给了我,我忙不过来’。而不该说‘什么都要我一个人做,我做不了’。这样能避免人与人之间的对立冲突,对事不对人的意思,尤其碰到对方个性强不好讲话的时候,更要注意。

“假如是想表扬人,具体地陈述事实,会显得你的表扬很诚恳,而且你真的注意到了人家的贡献意味着什么。我们来比较一下,‘你们干得不错’,‘通常需要三周才能完成的标书,你们仅用了一周就完成了,而且质量很高,这个客户本来是出了名的难对付,这回却特意打电话给我们表示满意。’前者是笼统的表扬,有时候当头的言不由衷地胡 乱表扬,一边和人家握手,一边眼睛都不知道看到哪个方向去了,下属能看穿他的敷衍,这样的表扬只能打击士气,没有也罢。而后者,很具体地说出了任务有多难、结果有多么出色,让对方感到说话的人是真的知道我们吃了多少苦头,我们的成功来之不易,因而觉得所有的付出都是开心值当的;

“--分享感受是沟通的好办法,比如昨天会前我看到你压力比较大,我就说,‘别担心,新经理头六个月都这样’,这就是我和你分享我自己刚升经理时的感受,这能让对方感到一种关怀和理解,拉近双方的心理距离,从而使沟通更容易;

“--在讨论过程中,要注重互动,通过促进参与,来谋求协助和承担,别什么主意都你一个人拿了,多问问大家有什么建议。一般人有这样的特点,当他参与了某事,他会更加热心,特别是对于那些由他贡献的点子,他会愿意主动承担更多的责任。咱们看看那些FANS就知道了,FANS不拿工资,可他会主动上街为自己的偶像拉票,偶像获胜FANS比经纪人还兴奋,因为他参与了;

“--最后是提供支持,比如陈丰昨天在会上就对你说需要支持可以找他,他这么说,至少你心里多少会感到踏实一点温 暖一点,对吧?你注意观察一下,级别高的老板往往在谈话中会主动问你,‘我能为你做什么?’‘我怎样做才能帮到你?’”

李坤听到这里,感慨道:“真不容易,不小心就忘记了哪一招。”

拉拉笑道:“多用用就习惯成自然了,到后来就人剑合一了。”

李坤觉得拉拉帮自己这么一总结,脑子里清晰了很多。他真心实意地道了个谢,又说:“不好意思,耽误你不少时间。”

拉拉说:“有个事儿想问问你,你之前为什么不公开指标呢?”

李坤不好意思地解释道:“我每个月都做好指标分配计划,但是实施中各区的情况都可能发生变化,当某个区域碰到困难不能完成预计指标,就需要别的区域额外多做贡献来弥补这个空缺,才能完成全组的指标。如果我事先把每个人每个月的指标都告诉他们了,我怕多做的人不愿意,毕竟不是每个人都有那么高的思想境界,有的人会自私一点。”

拉拉这才明白李坤的思路,她担心地想,看来李坤的领导力中缺乏信任和授权还真不是一般的严重。

李坤见拉拉沉思着没有表态,就不安地问拉拉:“我这么想是不是有问题?”

拉拉点点头说:“有点问题--要说自私,不论是总监、大区经理、小区经理,还是销售代表,每个人多多少少都会有点儿,可是不能因为担心这一点,就不告诉大家指标到底是多少。作为管理者,很重要的一个任务就是为下属指明前进方向,明确奋斗目标,你这个做法,是把目标都模糊化了。将心比心,要是陈丰也因为担心小区经理们不肯多做贡献,而不告诉你们指标到底是多少,让你们蒙头做,猜着做,你会怎么个感受?要是全公司的管理者都这样来管销售,不是乱了套了吗?”

李坤本来一直觉得自己的办法挺有道理也很聪明,是考虑周全的表现。听拉拉这么一说,他一下愣住了,原来这是很明显的错误呀。

拉拉心想,这李坤思考问题的角度有点奇特,和一般人不太一样,也许当科学家是个好料子,可管人还是得用常规思维。

拉拉说:“对了,最后一件事情,苏浅唱今天把你和她之间过往的几封邮件转发给我看了一下,我发现,你和她都喜欢用感叹号,比如,你有一封邮件是这么写的,‘你已经升了高代,就要有高代的风范!不要总是让我提醒你交 报告!!下不为例!!!’她则是这么回的,“我只是这一次交 晚了而已!上次是有客观原因的!!我之前已经解释过了!!!”

李坤眨巴着眼睛,听不出来自己的邮件有什么毛病。

拉拉解释说:“邮件和面对面说话不同,听不到声音,看不到表情,又可以被转发,所以更要慎重,避免引起误会,感叹号让人感觉到一种强烈的情绪,不利于工作交 流,慎用为好。另外,你那个‘总是’也容易引起员工对抗情绪,最好别用。同样,苏浅唱作为下属,她用的那个‘已经’也容易让你感觉不舒服,你问问自己是不是这样?”

李坤反思道:“我是爱用感叹号,过去没人和我说过这个,没准姚杨、卢秋白也因为我的感叹号心里有过不痛快。”

李坤走后,拉拉在工作笔记上做了个记号,提醒自己和陈丰提一下李坤怀疑组里有人把钱放到自己口袋的事情。她犹豫了一下,又提笔把那行字给钩掉了,还是不多事了,就装傻吧,这种事情,陈丰还能不心里有数吗。

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