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第八章 管理至上(5)

作者:西奥・西奥博尔德、卡里・库伯 发表时间:2019-01-02 23:47:44 更新时间:2022-08-02 21:18:34

  训练小窍门

  20条任务安排系统

  无论我们多么努力,“篮子”里总有没做完的工作,而且没作完的好像还是重复性质的工作。原因是多方面的,其中至少有一条是事实,那就是只要有时间,就有工作在等待。如果总有因没有完成设想中的任务而遗憾,那确实让人难受、疲惫。如果你还管理别人,对别人来说也很糟糕,但别人没有完成的工作,却压在你的头上。

  下面这个系统对这种问题是一个很好的短期解决方案,但至少要坚持3个月。开始时,把所有要作的工作都列出来,要说道作到!把所有腾出时间来做的事情都列出来,从清理办公室到清理邮箱等等,有尽量具体,把较大的任务细分成容易控制的小块,甚至最好细分到每1小时完成一块。

  保存好这个原始单子,因为你以后要经常回顾。现在要挑出未来20个工作日中要完成的工作,也就是说在这个工作月中每天一件。

  可以包括日复一日的工作,但不要在这个单子上只填一个项目,要细分成20个单元,否则“篮子”里的工作总不能减少。另外,还要包括各种不同的事情,其中,有些是需要全身心投入的,有些可以阶段性关注。

  如何来处理这20条工作,完全由你自己决定,但要把工作均匀安排,因为把各种目标展开安排比较好,这样会给你更大的成就感,所以要争取提前完成天分配20天的任务。

  每划掉一项,就会有很大的成就感,如果这些工作是以前很烦或者通常没有时间做的事情,成就感会更大;另外的一个好处就是能主观判断什么重要,什么不重要。

  到周末,回顾这个单子,看看都完成了什么,然后就能为下周重新确定目标。月底总结是必要的,因为既可以看看进展,又可以为以后确定目标。

  可以把本月的工作带到下月,但要争取放在优先的位置,否则的话,到季度结尾,这些工作还没有完成。当回顾原始的单子,发现以后的单子上都没有其中的某项任务时,无疑,说明这个任务并不重要,所以不用为此忧心。

  作为经理,这是分配时间的理想方法,如果能让团队中的成员都这么做则更好。要注意让别人确定他们自己的任务,而不是把你的观点强加给他们。

  大多数人本能知道应当做什么,当有没有完成某项任务时,也难受,所以推行这套系统并不难。

  每周的结尾,拿出10分钟时间,检查大家做得怎么样,对于完成的要给予表扬,并鼓励他们在下周取得更大进步,这样就多了一个调动大家积极性的机会。

  刚开始时这是个为期3个月的练习,也许你想延长施行时间,但最好还是先开展3个月,这样会有时间短、效果明显的效果。之后,可以终止这样的安排,几个月后再推广这个系统,确定新的任务目标。如果它成为日常工作计划一部分了,这些工作就会是“篮子”底层的工作―我们知道以前从来没有人工作这么彻底!

  当大家都努力工作,争取完成单子上的任务时,你会发现工作效率到达最高的层次,然而,如果有人落后了,你会怎么办呢?

  处理矛盾

  本章我们大多讲的是积极的因素,但现实生活中,不可避免的要与员工在某些场合发生一些摩擦。此时,回顾“纪律”那一章去寻找处理这种矛盾的方法。另外,我们还可以使用如下方法,我们称之为7A 行为管理:

  发怒--发怒从来不会有助于有效处理摩擦;等待你和对方冷静下来;

  听众--有别人在场不好;关门一对一处理矛盾,对双方都有利。在其他雇员面前公开批评某位雇员不是管理,是在大庭广众面前羞辱;

  果断--准备好要说的话;如果必要,加大火力,不要回避问题―如果事情让你生气或者不安,不要害怕说出来;

  权威--记住,你是老板,你有权说事。只要你公正,一视同仁,你的行为不会招致批评;

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