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利用幻灯片成就成功演讲所需遵循的规则

作者:马克.威斯卡普 发表时间:2019-01-05 10:58:17 更新时间:2022-08-02 21:19:44

  幻灯片的内在特性决定了它是一个很好的工具,然而不幸的是,它可以而且通常让听众走神--一旦被放在本意很好但却不知道自己应该做什么的演讲者手中的时候就会如此。下面列出了一些在演讲中使用幻灯片的重要规则:

  规则1:使用幻灯片去帮助,而不是去迷惑你的听众

  视觉要与听觉配合。听众看到的也必须与他们所听到的相匹配。这通常是传播学院的教授给所有电视新闻记者上的第一课。这意味着先把你要说的东西写下来,然后再为其配以相辅的图片。这一条公理已经在指导着你所看到的所有电视新闻故事的制作:听觉第一,视觉其次。电视新闻记者们把东西写下来,录制,然后使视觉效果与之相配套。否则,这些故事就会很难令人理解,也就没有人能够编辑它们了。当你制作幻灯片时,这是一条至为关键的规则。

  每一张幻灯片都应当能够增强听觉效果。这就意味着,屏幕上的信息必须能够反映并且支持你所表达的观点。在制作每张幻灯片的时候,都要遵循这一规则。

  但是,即便是经验丰富的演讲者,也总是要质疑这一观点。以前,有些公司的职员曾试图向我解释,如果听众在倾听他们说话的同时,能够自己去阅读幻灯片上的其他信息就好了。那样每个人都能各取所需。他们的意思就是,如果听众在倾听演讲内容的同时,可以通过阅读来进行消化的话,那么演讲者就可做到事半功倍。而我要说的是:那样的话,结果只能是事倍功半!如果在屏幕上展示给听众看的东西并不能够反映演讲者正在谈论的内容,那么每个人都将感到不明所以;如果演示文档只是一味添加辅助信息而不能简明扼要地加强听众对演讲内容的理解,那么听众一定会感到头痛不堪,而演讲本身很快就会变成所有人的负担。听众们会想:“啊哈,看看,又来了个异想天开的家伙!”总之,你需要确保屏幕上显示出来的那些文字、表格和图片能够支持并加强从你口中说出的内容。

  规则2:选用妙趣横生的语言、更精炼的文字、更清晰的字体来构筑你的文本

  幻灯片的每一页都应当使你的观点具有一种视觉上的冲击力。不过你要注意不要使这种冲击力适得其反,把听众都赶跑。你所利用的文字越容易被听众理解,你制作的幻灯片就越能和你所讲述的东西匹配起来。尽量使用大一点的字号,并控制好每一页上的单词数。我曾经看到过各种各样的配置:例如一页上面只有7~10个单词,或者用22号或26磅以上的字体,等等。我这里没有什么严格的字数限制来指导你。其实,你只要能够保证出现在屏幕上的单词能够一丝不苟地反映并适度加强你所谈论的内容就好。你也不需要准确地打出每一个字,只显示一些你要说的有用的、有气势的单词即可。

  要做到这一点,你可以放进去一些表达生动的动词、形容词和副词--就像你说话时所做的那样,再加上一个副标题以作陪衬。你务必要使你的演示文本变得有趣、有力、严肃而且有深度;最重要的是,千万不要让它变得乏味不堪。当你规划你的整个演讲时,拟一个生动的、含义隽永的标题将是一个很好的开端。

  这里有一个例子:让我们来想象一下,你正要围绕上个月持续低迷的销售业绩做一个演讲。

  ● 无效的、乏味的标题:十月份销售情况

  这个标题不会让任何人心跳加速,或者引出任何迫切的期待。它仅仅是一个标签而已。类似这样的幻灯片随处可见,但却不会起到鼓舞人心的作用,也不会促进演讲者与听众之间的沟通。它只是让听众明白演讲者现在所讲的话题,别无它用。它同时显示出这名申请者并没有认真准备,也没有花任何心思和精力去帮助听众理解演讲的主题。这对于演讲者来说并不会有丝毫益处,除非他(她)的目标是在演讲厅里制造一种昏昏欲睡的气氛。

  ● 普通、毫无新意的标题:十月份销售情况--业绩下滑

  类似这样普通的标题虽然不会对演讲效果造成什么危害,却也一点都不能帮助演讲者。虽然它确实让听众的脑中有了一个概念,让他们明白他们即将听到的是什么,并且让他们期待着能在后面听到一些有意思的东西,但在其中听众却感受不到任何强烈的情绪,也没有什么东西能够吸引他们去一直关注这个演讲。其实,再稍稍多付出一点努力,演讲者就可以比这个做得更好。

  ● 出色的标题:十月份的销售业绩令人失望--为什么我们与销售目标擦肩而过?

  在很多层面上,这一标题都是有效的。出色的标题会告诉听众他们即将听到些什么,并且给他们一个关注这一演讲的理由。上面这个标题给原本平淡的事实赋予了一些感情色彩(“失望”)和智慧,它告诉听众:演讲者确实付出了真心的努力,以使听众所付出的宝贵时间物有所值。

  记住,要把单词数量保持在一个很低的水平,但是要让字母的尺寸大一些。这可能是本章、甚至是本书中最有用的一个小技巧。如果你可以使每一页幻灯片上的单词数量保持在你感觉舒服的最低的水平上,你就可以帮助听众很容易地理解并快速领悟你的主题句和支持性陈述。在进行演讲之前,你需要努力去推敲每一页上的文字。得心应手地使用幻灯片的关键是确保你所制作的幻灯片能够促使听众打心眼儿里支持你站在讲台上,对他们讲话。我的建议是你使用尽量少的单词,同时要选择那些有趣的、充满活力和洞察力的词汇。

  规则3:图表的选择--以简洁明了为第一原则

  幻灯片的“图表”功能很强大,用起来也很有意思。我看到有很多的演讲者痴迷于从Excel表格中导出一些重要的数字,用它来制作条形图、饼图、折线图、3D图等。而所有这些,只要轻轻一点或者两点就能完成。演讲者们经常会带着骄傲和巨大的成就感,把这些图表展示给他们的听众,就好像一个二年级的小学生把他在学校完成的一件美术作业给他妈妈看时所说的那样:“看我做的,妈妈!”

  现在,我要给那些沉迷于图表的演讲者们泼点冷水了:听众中没有人会承认他们被你制作条形图的技巧所折服。相反,他们会为演讲者能够帮助他们简单迅速地理解一些趋势、模式和问题的技巧所打动。这两种技巧是截然不同的。制作精致的、详细的、好看的图表并不能够保证演讲的成功。而制作易于理解的、可以有力支持主题句的图表,才是通向成功演讲的必由之路。

  这就是一些演讲者翻船的地方。他们以为那些眩目的、不遗余力苛求细节的图表可以使他们的演讲具有一种超越语言的巨大力量。但如果真是这样的话,他们就应该把他们的条形图直接发电子邮件给听众,以便他们能够以自己喜欢的方式来享受这些图表的美轮美奂了。

  如果你打算在你的演讲中运用图表的话,我这里有一些具体的技巧,可以帮助你运用幻灯片来加强你同听众之间的联系。

  少即是多。当在一张幻灯片中配上一个简单整洁的图表时,你应当能用一句简单易懂的话来告诉听众这张幻灯片想要表明的是什么。然后,你就可以继续描述这张幻灯片里面的每一个要素是怎样来支持每一个简单假设的。这里有一个关于差劲的销售业绩的生动描述:

  在这一页中,我们按照生产线分解了十月份的销售损失。你们可以看到,这幅图的确很难看:这条蓝色带表明我们在硬件销售方面明显落后,黄色带表明我们在服务方面稍逊一筹,而绿色带则表明我们在产品的安装方面亦表现不佳。

  以上的描述很简单,也很容易理解。如果需要,把实际的数字加到这幅条形图中,并采用大号字体以便于听众理解。在此,我给你一个简单的指导原则:如果你不能用一句话解释为什么听众应该关注这张幻灯片,那么就说明这里还有问题。你需要试着把它弄得更简单一些。同样,如果你不能用一句话来描述一张图表里的每个要素,那么就说明你用了太多东西。把你的图表拆到多张幻灯片中,这样你就可以轻松地把上面的“一句话原则”运用到你的演讲中了。

  最后一个关于图表的提示:当你把Excel中的表格导入幻灯片时,你总是会在边角处看到一个“图例”(legend)的图标。图例是一个小方框,用来解释图上的每种颜色是代表什么的。它是幻灯片自带的功能。对于想要静静坐在桌子旁边研究你的图表的人来说,这将是一个很有用的功能。但是很不幸,对于听众而言,这却很有可能让他们走神。听众本来就不应该花时间和精力来看懂这些小方框。对此,我的建议是:把“图例”从你的演讲中删掉。你肯定不想让听众自己去尝试弄明白那个蓝色带和黄色带分别意味着什么。因为让他们明白这些,应该是你的本职工作。

  规则4:剪贴画--它们从来都不对我的胃口

  回到计算机还远未普及的时代,比如1989年,人们通常会对于把一个小型的卡通画或艺术家的即兴创作插到一个演讲里的技巧惊叹不已。但我坚信,剪贴画的时代已经过去了。在过去的五年中,我从来没有看到过有一个演讲因为中间的一页插入了一幅剪贴画而增光添彩--尽管随着网络技术的发展,幻灯片程序已经为你提供了无数的卡通图片,供你选择。

  我不看好剪贴画的作用,因为我认为它并不能够帮助演讲者在他们和听众之间建立起一种联系。没有人会说:“哦,真逗!那个卡通人物实在受不了他的电脑了。看,它正用锤子砸它呢!这张幻灯片可真是有用!”即使是非卡通类型的那种剪贴画,也不会帮助演讲者与他的听众进行沟通。相反,它们看上去令人感到疲倦,让听众精力分散,还有可能让演讲内容本身失去意义。

  我这里有一个很好的例子:与其让你的听众看到一个绿色的、3D效果的闪烁的“$”符号,还不如直接向他们展示“现金流”这三个字的效果好。每天,我们在电视上和因特网上都能看到很多很多美妙的、奇幻的影像,它们都是由我们这个星球上最出色的计算机艺术家们制作出来的。不要想去和他们竞争。如果你可以丢掉那些剪贴画,你就能把注意力集中在更加有用、更具说服力的图表上。

  规则5:照片的选取--取材真实,丢弃矫作

  如果你在演讲中谈论的是提高产量,而你自己则置身于堆满了工程图的会议室里,刚刚找到了一张你的同事詹妮弗、鲍勃(Bob)、阿曼达(Amanda)或是杰罗姆(Jerome)的照片的话,那么请你无论如何都要把它放到你的幻灯片中。但是如果你刚刚从因特网上下载了一些完美人物的完美照片的话(比如,他们有着迷人的微笑、身段和衣饰),那么,请你无论如何抵制那种想要粘贴的冲动。

  对于照片的使用而言,听众通常只对真实的人物、建筑物和环境具有积极的反应。而那种故意创造出来的、无可挑剔的照片则必须从你的演讲幻灯片中剔除,因为这样的图像会成为听众头脑中的笑柄。在过去的二十年中,我曾在数以千计的会议室里工作过,却从来没有看到过任何一间会议室里存在如此完美的、快乐的人们,或是哪个演讲中带有如此完美的艺术倾向。如果你真想要追求艺术上的美感,那么你完全可以去找一个免版权的瀑布或者一片幽静的草地。我选择照片的首要原则是:如果它可以帮助你和听众之间创造一种积极的、真实的联系,那么它对于你来说就是一个不错的工具。而如果在这张照片中,好几个人都有着完美的牙齿、发型或是成功地把他们的每日脂肪摄入量控制在22克以下的话,那么它可能就不是你应该选择的那张照片。因为“我们”看上去与那些长相无可挑剔的家伙相去甚远,所以也就没有理由把“他们”的照片放到我们的演讲中。

  规则6:应用设计模版--就像图表一样,越简单越好

  幻灯片自带有很多的应用设计模版,自动给出了统一的外观和色彩结构供你选择。一些很简单,另一些则略显复杂。这个功能很有意思,而且很容易使用。如果你愿意的话,可以试着把你的幻灯片套上不同的模版看看效果。其中一个可能很适合你的主题,并且可以随你所愿,创造出与听众之间的联系。如果你决定选用一种模版,那么试着把它弄得简单一些,保证它可以使屏幕上所显示的文字价值最大化,并使这些文字可以与你所谈到的内容相配合。

  所以,花几分钟时间试一下这个“应用设计模版”的功能。你也许会发现一个符合你的演讲基调和内容的模版。

  规则7:动画效果--可有可无

  在“幻灯片放映”菜单栏下,有一个表格列出了所有的动画效果。它可以(只轻轻点击几下)使你演讲中的每个要素都“动”起来,例如每个单词、每个标题、每个图表。花30多分钟试试,你就可以在下一次演讲中熟练运用它了。

  我喜欢以一种简单而一贯的方式去配置我的动画效果。也就是说,从右至左飞入,一次出现一个全屏显示等等。因为这种动画方式通常会为你的演讲创造出一种节奏感、一种抑扬顿挫,随之起到活跃现场气氛的作用。而例如突然飞入、脱落飞旋或者颤栗式的动画效果则起不到这种效果,因为它们本身就占据了观众过多的吸引力。

  花时间来探索一下动画菜单,看看哪种动画效果最适合你的口味。如果没有的话,那也没关系。即使没有任何动画效果,你也完全可以成为一名出色的演讲者,这就好像锦上添花的道理一样。

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